在商标法律实践中,“商标使用证据说明”是一份至关重要的文书，它并非简单地将证据材料堆砌提交，而是一份向国家知识产权局商标局等审查机构系统、清晰地阐述商标在指定商品或服务上真实、公开、合法、持续使用情况的书面“说明书”，一份高质量的说明，能够引导审查员快速、准确地理解证据的核心价值，从而在“撤三”、异议、无效等程序中有效维护商标权利。
为何需要提交“商标使用证据说明”
商标的生命在于使用,提交使用证据的常见场景主要包括：
- 应对“撤三”申请：当注册商标被他人以连续三年不使用为由申请撤销时，注册人必须在规定期限内提交使用证据，说明文件是解释这些证据如何证明商标在指定期限内得到使用的关键。
- 驳回复审程序：在商标申请阶段，若因在先近似商标被驳回，申请人可通过提供在先使用并具有一定影响力的证据来争取获准注册，说明文件则用于阐述该使用历史和影响力。
- 异议与无效宣告案件：在商标异议或无效宣告程序中，一方可以提供自己商标的在先使用证据，以证明对方商标的注册会造成混淆，说明文件在此起到梳理和强化证明力的作用。
- 维持商标权利：在其他任何需要证明商标权利稳定性的法律程序中，一份详实的使用说明都能有力地佐证商标的实际商业价值。
说明书的构成与核心要素
一份合格的商标使用证据说明,通常包含以下核心要素，以确保信息的完整性和针对性：
- 使用主体：明确说明使用商标的主体是商标注册人本人，还是经其许可的被许可人。
- 商标标识：清晰指明是哪一个注册商标的使用，必要时可附上商标图样。
- 使用商品/服务：准确界定证据所体现的使用行为发生在核定的哪个或哪些商品/服务项目上，这是审查的重点，必须严格对应。
- 使用时间：明确证据的形成时间或使用行为发生的时间，以覆盖法律要求的特定时间段（如“撤三”程序中的三年）。
- 使用地域：说明商标主要在哪个国家或地区进行使用，通常指在中国大陆境内。
- 使用方式：阐述商标具体是如何被使用的，例如作为商品名称、包装装潢、广告宣传、交易文书等。
如何撰写一份高质量的说明
撰写时应遵循逻辑清晰、重点突出的原则，通常的结构是：标题、正文、落款，正文部分的论述是核心，可以采用“总-分”结构。
总述部分：首先简要介绍案件背景，针对贵局下发的关于第XXXXXXX号‘XXX’商标的连续三年不使用撤销申请通知书，我司特提交以下使用证据并作如下说明”，对所有提交的证据进行一个整体概览，如“本次共提交XX组证据，主要包括销售合同、发票、产品照片、宣传材料等，旨在证明我司在指定期间内在核定商品上对诉争商标进行了真实、合法、有效的商业使用。”
分述部分：这是“灵魂”所在，需要逐一、详细地说明每份或每组证据，为了使内容一目了然，强烈建议使用表格形式进行梳理。
证据梳理表示例：
| 证据序号 | 证据名称 | 形成日期 | 证明目的 |
|---|---|---|---|
| 证据一 | 《“XXX”品牌产品销售合同》 | 2025年5月10日 | 证明我司在“服装”商品上与第三方公司签订了销售合同，合同中明确标注了“XXX”商标，体现了商标在商业交易中的使用。 |
| 证据二 | 增值税专用发票（对应证据一） | 2025年6月15日 | 证明上述销售合同已实际履行，交易真实发生，是有效的商业使用，且发票上清晰显示了商品名称与商标。 |
| 证据三 | 带有“XXX”商标的产品吊牌及实物照片 | 2025年全年 | 证明商标已附着于商品本身，投入市场流通，直接面向消费者，是典型的商标使用方式。 |
| 证据四 | 参加行业展会的照片及宣传册 | 2021年11月 | 证明我司通过展会、宣传册等方式对“XXX”商标进行了公开宣传，提高了商标的知名度。 |
在表格之后,可以进行小编总结性陈述，强调所有证据相互印证，形成了一条完整的证据链，共同证明了商标的持续使用状态，恳请审查机关维持商标注册。
常见误区与注意事项
- 证据与商标不符：提交的证据中显示的商标标识与注册商标不一致（未改变显著特征）。
- 证据与商品/服务不符：证据体现的商品并非商标核定使用的商品。
- 证据链断裂：证据之间缺乏关联性，例如只有合同没有发票，或只有宣传没有实际销售记录。
- 忽视形式要求：说明文件格式混乱、语言不规范，未能清晰表达意图。
相关问答 FAQs
问题1：如果我的使用证据主要是电子形式，比如网店销售截图、社交媒体推广页面，需要特别注意什么？
解答： 电子证据因其易修改性，审查时更为审慎，提交时需注意以下几点：确保截图的完整性，不仅要包含产品页面，还应包含网店名称、网址URL、发布时间等关键信息；可配合提供后台交易数据、订单信息、物流凭证等形成证据链；如果条件允许，对关键的电子证据进行公证，将极大增强其证明效力，使其成为法庭或审查机构高度采信的依据。
问题2：我准备了大量的发票和出货单，是否还需要花时间写详细的说明？
解答： 非常有必要，仅仅堆砌单据而不加说明，是极其不明智的做法，审查员面对海量、零散的票据，难以在短时间内主动梳理出一条清晰的使用脉络，说明文件的价值正在于此，它如同向导，将审查员从纷繁复杂的单据中引导出来，清晰地展示出：谁、在什么时间、在什么商品上、如何使用了这个商标，没有说明，证据的力量会被大大削弱；有了高质量的说明，证据的价值才能被最大化，从而高效地达到您的维权目的。