审查通常在涉及国家秘密、商业机密等敏感信息处理前或特定事项流程中适时
项目启动阶段
| 阶段详情 | 是否涉及保密审查 | 审查要点 |
|---|---|---|
| 新项目立项初期，确定项目的基本框架、目标、涉及的核心技术及大致业务范围时。 | 可能涉及 | 审查项目整体规划中是否存在涉及国家秘密、商业秘密或敏感信息的部分，若项目是军工合作项目，需初步判断技术方向是否在涉密范围内；若是企业自主研发的商业项目，要考量是否涉及未公开的核心商业策略等。 |
| 组建项目团队，明确各成员角色与职责时。 | 可能涉及 | 审查团队成员的背景信息，看是否有不适合接触特定敏感信息的人员，成员是否来自竞争对手企业且可能带来竞争情报风险，或者是否有过违反保密规定的历史记录等，确定团队成员对项目中可能涉及的保密信息的知悉范围和权限。 |
对外合作与交流阶段
| 阶段详情 | 是否涉及保密审查 | 审查要点 |
|---|---|---|
| 寻找合作伙伴，进行合作意向洽谈时。 | 是 | 在与潜在合作伙伴初步沟通前，审查拟共享的信息，如项目、技术亮点等，防止泄露关键技术秘密或商业机密，在与供应商洽谈原材料供应合作时，不能提前透露产品的核心配方等敏感信息，要对合作伙伴的资质和信誉进行审查，评估其保密管理能力，如查看对方是否有完善的保密制度、是否曾出现过保密事故等。 |
| 签订合作协议过程中。 | 是 | 仔细审查协议中的保密条款，确保双方的权利和义务明确，包括保密信息的范围、保密期限、违约责任等，规定合作伙伴对获知的技术资料、商业计划等保密信息需采取何种保密措施，保密期限应覆盖项目合作期间及结束后的合理时长，违约责任要明确具体赔偿方式等。 |
| 与外部机构（如科研机构、咨询公司等）开展联合研发、咨询等合作时。 | 是 | 除了审查合作机构的资质和信誉外，还要重点审查合作项目中涉及的技术输出与输入内容，在联合研发中，明确哪些技术是己方提供且需保密的，哪些是引进的敏感技术以及如何进行保密管理，对于提供的实验数据、研究成果等，要规定严格的访问权限和使用限制。 |
信息产生与处理阶段
| 阶段详情 | 是否涉及保密审查 | 审查要点 |
|---|---|---|
| 项目研发过程中，产生新的技术方案、设计图纸、实验数据等资料时。 | 是 | 对这些资料进行分类分级审查，根据敏感性和重要性确定保密级别，将涉及核心技术专利未申请部分的资料定为高级保密，仅限核心研发团队人员访问；将一般性技术改进资料定为中级保密，允许相关项目组成员在授权下查阅，建立资料的存储、传输和使用的保密规范，如采用加密存储、限制网络传输渠道等。 |
| 对内部信息进行整理、汇编成文档或报告时。 | 是 | 审查文档内容，去除或模糊可能涉及敏感信息的细节，在制作项目进展报告向上级汇报时，对于尚未解密的技术细节或商业数据进行适当处理，只保留关键指标和总体情况介绍，确定文档的分发范围，仅限有必要知悉的人员获取，并记录文档的流向。 |
| 使用外部信息资源（如行业报告、学术论文、市场调研数据等）辅助项目时。 | 可能涉及 | 审查外部信息的来源可靠性和合法性，以及是否涉及他人的知识产权或商业秘密，不能使用通过非法渠道获取的行业竞争情报，在使用学术论文中的观点和数据时，要确保符合学术规范和版权要求，避免因不当使用引发保密纠纷或法律问题。 |
人员管理阶段
| 阶段详情 | 是否涉及保密审查 | 审查要点 |
|---|---|---|
| 新员工入职培训时。 | 是 | 向新员工介绍公司的保密政策、规章制度和相关法律法规，使其了解保密的重要性和基本要求，审查新员工的背景信息，包括教育背景、工作经历、犯罪记录等，评估其是否存在保密风险，对于曾任职于竞争对手企业的关键岗位新员工，要重点关注其可能带来的竞争情报泄露风险，并设置相应的监控和限制措施。 |
| 员工岗位调动时。 | 是 | 根据新岗位的职责和权限，重新审查员工对保密信息的访问权限，员工从技术研发岗位调至市场推广岗位，需收回其对核心技术资料的访问权限，同时提供与市场工作相关的适量保密信息，并明确其在新岗位上的保密职责，如在市场宣传活动中不得泄露产品的关键技术细节等。 |
| 员工离职时。 | 是 | 在员工离职前，进行全面的保密审查，包括检查员工是否归还了所有涉密资料、设备等物品，是否清理了其在公司系统中的涉密信息留存，如删除个人电脑中的涉密文件副本、注销涉密系统账号等，与员工签订保密协议，明确离职后的保密义务和违约责任，如规定离职后一定期限内不得在竞争对手企业从事相关工作，不得泄露原公司的商业秘密等。 |
成果展示与发布阶段
| 阶段详情 | 是否涉及保密审查 | 审查要点 |
|---|---|---|
| 准备项目成果展示（如展会、演示会等）时。 | 是 | 审查展示内容，剔除涉及国家秘密、商业秘密和敏感技术的细节，在电子产品展会上展示新款手机时，不能透露尚未申请专利的芯片技术细节，只能展示产品的外观、基本功能和已公开的技术参数等，对展示场地的安全性进行审查，确保展示过程中信息不被窃取或泄露，如检查场地的监控设备、人员出入管理等。 |
| 撰写项目成果报告、论文等用于发表或汇报时。 | 是 | 审查报告中的信息，根据不同的受众和用途，确定可公开的内容，向行业内非涉密期刊发表论文时，要对涉及的核心技术进行淡化处理或采用通用性描述，避免泄露商业机密；向政府部门汇报项目成果时，要遵循政府的保密要求和相关规定，对涉及国家安全和利益的部分进行严格保密，要经过内部审批流程，确保发表或汇报的内容符合保密要求。 |
相关问题与解答
问题 1：在项目启动阶段，如果不确定某些信息是否属于保密范围，该如何处理？ 解答：在项目启动阶段，对于不确定是否属于保密范围的信息，应组织跨部门的专业团队进行评估，团队成员包括法务人员、技术专家、业务负责人等，法务人员可以从法律法规和合同角度判断信息是否涉及商业秘密或可能违反保密义务；技术专家能够依据技术特性和行业惯例评估信息的敏感性；业务负责人则结合业务战略和市场竞争情况分析信息的价值，参考同行业类似项目的保密处理方式，以及过往项目的经验教训，如果仍存在疑虑，可咨询外部专业律师或保密管理机构，获取专业意见和建议，谨慎确定信息的保密状态，避免因过度保密影响项目推进或因保密不足导致信息泄露。
问题 2：在员工离职后，如何有效监督其履行保密协议？ 解答：在员工离职时，要明确告知其保密协议的具体条款和违约后果，确保员工清楚知晓自己的义务，建立离职员工信息跟踪机制，定期了解其就业动向，看是否违反协议中关于竞业限制等条款，加强与离职员工的沟通，提醒其遵守保密协议的重要性，在技术层面，利用网络安全技术对离职员工可能接触的公司信息系统进行监控，但要注意在合法合规的前提下进行，避免侵犯员工隐私，若发现离职员工有违反保密协议的迹象，及时收集证据，按照协议约定和法律程序追究其责任，如要求赔偿损失、停止侵权行为等，以维护公司的合法权益和
