在日常的办公与数据处理工作中,我们常常会遇到这样的场景：大量的、结构化的业务数据被妥善地存储在 Microsoft Access 数据库中，以实现高效的管理和查询；而另一方面，Excel 则以其强大的数据分析、图表制作和灵活的报表生成能力而备受青睐，如何将这两者的优势结合起来，让 Excel 能够直接读取和利用 Access 数据库中的数据，就成为了一个极具价值的技能，本文将详细介绍如何将 Excel 连接到 Access 数据库，涵盖多种主流方法、操作步骤、最佳实践以及常见问题的解决方案，帮助您打通数据壁垒，实现高效的数据联动。
准备工作：建立连接前的必要检查
在开始连接操作之前,请确保您的电脑环境满足以下基本条件，这将让整个过程更加顺畅：
- 安装软件：确保您的电脑上同时安装了 Microsoft Excel 和 Microsoft Access，它们属于 Office 套件，通常版本一致会有最好的兼容性。
- 数据库文件：拥有一个或多个已经创建好的 Access 数据库文件（文件后缀为
.accdb或.mdb），请明确该文件在您电脑中的存储路径。 - 明确需求：清楚地知道您需要从 Access 数据库中获取哪些数据，是特定的数据表，还是某个已经设置好的查询？明确目标可以大大提高效率。
使用“获取数据”功能（Power Query）—— 推荐首选
这是目前微软官方最推荐、功能最强大且最为现代化的方法，它利用内置的 Power Query 技术，不仅能实现数据连接，更提供了强大的数据清洗和转换能力。
操作步骤：
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启动连接向导： 打开一个全新的或已有的 Excel 工作簿，点击顶部菜单栏的 “数据” 选项卡，在左侧的“获取与转换数据”功能区中，找到并点击 “获取数据” -> “自数据库” -> “自 Microsoft Access 数据库”。
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选择数据库文件： 点击后，会弹出一个文件浏览窗口，在这个窗口中，找到并选中您要连接的 Access 数据库文件（
SalesData.accdb），然后点击“导入”按钮。 -
选择数据对象： Excel 将会连接到数据库，并弹出一个名为“导航器”的窗口，左侧的列表会显示出该数据库中所有可用的数据表和查询，您可以点击左侧的任意一项，右侧则会显示该数据表的预览。
- 如果您想一次性导入多个表,可以勾选左侧的“选择多项”复选框，然后勾选您需要的所有表或查询。
- 在预览窗口,您可以初步检查数据是否符合预期。
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加载数据或转换数据： 在“导航器”窗口的下方，您有两个关键选择：
- 加载：直接将选中的数据导入到 Excel 的工作表中，形成一个可刷新的表格，这是最直接、最常用的方式。
- 转换数据：打开 Power Query 编辑器，您可以在数据导入前对其进行一系列复杂的操作，例如删除不需要的列、替换错误值、更改数据类型、合并查询、拆分列等，这对于需要预先整理的复杂数据源来说，功能极其强大，处理完毕后，点击编辑器左上角的“关闭并上载”即可将结果加载到工作表。
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管理与刷新连接： 数据成功加载后，您会发现它是一个格式化的 Excel 表格，Excel 界面右侧会出现一个“查询和连接”窗格，您可以看到所有已建立的连接。
- 刷新数据：当 Access 数据库中的原始数据发生变化后，您只需右键点击工作表中的数据表，选择“刷新”，或者在“查询和连接”窗格中右键点击相应连接并选择“刷新”，Excel 就会自动获取最新的数据。
- 查看属性：右键点击连接，选择“属性”，可以设置数据的刷新方式（打开文件时自动刷新、定期刷新等）。
使用 Microsoft Query —— 传统但有效
这是一种较为传统的方法,在一些旧版本的 Excel 或特定企业环境中仍然被使用，它的界面相对老旧，但同样能完成数据连接任务。
操作步骤：
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启动向导： 在 Excel 的 “数据” 选项卡中，点击 “自其他来源” -> “自 Microsoft Query”。
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选择数据源： 在弹出的“选择数据源”对话框中，选择 *“MS Access Database”**，然后点击“确定”。
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定位数据库： 随后会弹出“选择数据库”窗口，浏览并找到您的 Access 文件，点击“确定”。
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使用查询向导： 这时会启动“查询向导”，引导您完成以下步骤：
- 选择列：在左侧的可用表和查询中展开，选择您需要的字段（列），并使用箭头按钮将它们添加到右侧的“查询结果中的列”列表中。
- 筛选数据：可以设置筛选条件，只导入满足特定条件的行。
- 排序顺序：可以设置按某一列或多列对导入的数据进行排序。
- 完成：选择“将数据返回 Microsoft Excel”，并点击“完成”。
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导入数据： 最后一步是选择数据在工作表中的放置位置，可以是现有工作表的某个单元格，也可以是新建工作表，选择后点击“确定”，数据即被导入。
连接方法对比与最佳实践
为了帮助您更好地选择合适的方法,下表对两种主要连接方式进行了对比：
| 特性 | “获取数据” (Power Query) | Microsoft Query |
|---|---|---|
| 易用性 | 界面现代，引导清晰，预览功能强大 | 界面较老，向导式操作，功能相对基础 |
| 数据处理能力 | 极强，提供完整的数据转换和清洗功能 | 较弱，主要用于简单的筛选和排序 |
| 可维护性 | 连接步骤清晰，所有步骤可被查看和修改 | 连接逻辑相对固化，修改不如 PQ 直观 |
| 适用场景 | 几乎所有场景，特别是数据需要预处理时 | 简单的、一次性的数据导入，或兼容旧环境 |
| 未来发展 | 微软主推方向，持续更新和维护 | 传统功能，未来可能被逐步替代 |
最佳实践建议：
- 优先使用“获取数据”：除非有特殊兼容性要求，否则始终优先使用“获取数据”功能。
- 在 Access 中创建查询：如果需要从多个表中关联数据，或者进行复杂的计算，建议直接在 Access 中创建好查询，然后在 Excel 中连接这个查询对象，而不是连接多个基础表再在 Excel 中处理。
- 注意文件路径：一旦连接建立，Access 文件的路径就被固定了，如果移动或重命名了 Access 文件，需要在 Excel 中更新连接属性，否则会出错。
- 选择性导入：如果数据表非常庞大，但您只需要其中几列，可以在 Power Query 编辑器中删除不需要的列，以减小 Excel 文件的体积和内存占用。
相关问答 FAQs
连接成功后，Access 数据库文件的位置或名称改变了，怎么办？
解答：这是一个非常常见的问题，您无需重新创建连接，请按照以下步骤修复连接：
- 打开包含该连接的 Excel 文件。
- 转到 “数据” 选项卡，点击 “查询和连接”。
- 在右侧弹出的窗格中,找到对应的连接，右键单击它。
- 在弹出的菜单中选择 “编辑”。
- 此时会打开 Power Query 编辑器，在左侧的“查询设置”窗格中，找到“源”步骤，点击它旁边的齿轮（设置）图标。
- 在弹出的对话框中,点击“浏览”，重新选择更改位置或名称后的 Access 数据库文件，然后点击“确定”。
- 点击 Power Query 编辑器左上角的“关闭并上载”，连接就会被更新，数据也可以正常刷新了。
Excel 连接 Access 后，可以直接在 Excel 里修改并保存回 Access 数据库中的数据吗？
解答：不可以，通过本文介绍的“获取数据”和 Microsoft Query 方法建立的是单向的、只读的数据连接，Excel 的主要角色是数据分析和报表呈现工具，它会从 Access 数据库中“拉取”一份数据副本到工作表中，您在 Excel 表格中所做的任何修改（如更改数值、增删行），都只会影响 Excel 本地工作簿中的这份副本，不会同步写回到原始的 Access 数据库文件中，如果您需要实现 Excel 与 Access 之间的双向数据交互，通常需要更高级的技术，例如使用 VBA 编写代码通过 ADO 或 DAO 对象模型来操作数据库，或者将 Access 表链接到 Excel 中（但这属于 Access 的功能范畴），对于绝大多数数据分析场景，只读连接已经完全足够且更加安全。