在日常工作中,我们经常使用 Excel 来处理和分析数据，有时，我们会打开一个很久之前编辑过的 Excel 文件，发现其中的数据透视表、图表或公式引用了某个外部数据源，但我们却完全忘记了这个“数据库”究竟存储在哪里，这个所谓的“数据库”，可能是一个 Access 文件、另一个 Excel 工作簿、一个 SQL Server 数据库，甚至是一个简单的文本文件，如何精准地找到这个原始的数据源，是进行数据更新、维护和错误排查的关键步骤，本文将为您提供一份详尽的指南，系统性地介绍在 Excel 中定位之前数据库连接的多种方法。
通过“数据”选项卡查看所有连接
这是最直接、最全面的方法，适用于查找几乎所有类型的外部数据连接，Excel 将工作簿中所有的外部连接都集中管理起来，我们可以轻松地找到它们的“身世”。
操作步骤：
- 打开您需要查询的 Excel 工作簿。
- 点击顶部菜单栏中的 “数据” 选项卡。
- 在“查询和连接”功能组中，找到并点击 “连接” 按钮。
执行上述操作后，会弹出一个“工作簿连接”对话框。 这个对话框列出了当前工作簿中存在的所有数据连接，每一行代表一个连接，并显示了连接的名称、类型和状态等信息。
如何解读连接信息：
在对话框中选中一个您感兴趣的连接,下方的详细信息区域会显示该连接的具体内容，请重点关注以下几个关键字段：
- 连接文件： 如果连接是通过 Office 数据连接文件 (.odc) 创建的，这里会显示该文件的路径，您可以直接根据路径找到它。
- 连接字符串： 这是最核心的信息，它是一段包含数据源位置、访问凭据和其他参数的文本，通过分析连接字符串，您可以直接定位到数据库。
- 对于另一个 Excel 文件： 字符串中可能包含类似
Data Source=C:\Users\YourName\Documents\SourceData.xlsx的路径。 - 对于 Access 数据库： 可能是
Data Source=C:\Database\MyDB.accdb。 - 对于 SQL Server 数据库： 可能包含服务器名称（如
Server=SQL-SERVER-01）和数据库名称（如Initial Catalog=SalesDB）。
- 对于另一个 Excel 文件： 字符串中可能包含类似
为了更清晰地展示不同连接类型的特点,请参考下表：
| 连接类型 | 连接字符串典型特征 | 寻找方向 |
|---|---|---|
| 连接到 Excel/Access 文件 | Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;Data Source=C:\path\to\file.xlsx |
按照字符串中的 Data Source 路径在文件资源管理器中查找。 |
| 连接到 SQL Server | Provider=SQLOLEDB;Data Source=ServerName;Initial Catalog=DatabaseName |
联系数据库管理员（DBA），根据服务器名和数据库名进行定位。 |
| 连接到文本文件 (CSV/TXT) | Data Source=C:\path\to\file.csv |
按照字符串中的 Data Source 路径查找。 |
| 连接到网页 | URL=http://www.example.com/data |
在浏览器中打开该 URL 查看数据源。 |
通过这个对话框,您不仅可以查看连接，还可以点击 “属性” 按钮进行更深入的设置，或点击 “删除” 按钮来断开不再需要的连接。
检查数据透视表的数据源
如果您的“数据库”是为一个特定的数据透视表提供数据的，那么查看该数据透视表的源头会更加快捷。
操作步骤：
- 单击工作表中的任意一个数据透视表。
- 顶部菜单栏会出现 “数据透视表分析”（或旧版 Excel 中的“分析”）上下文选项卡。
- 点击该选项卡,然后在左上角找到并点击 “更改数据源”。
在弹出的“更改数据透视表数据源”对话框中，您会看到两种可能的情况：
- 选择一个表或区域： 如果数据源来自当前工作簿内的某个单元格区域（
Sheet1!$A$1:$D$500），这意味着“数据库”就是本文件中的这张表格。 - 使用外部数据源： 如果数据源是外部的，这里会显示连接的名称（
此工作簿中的数据模型或SalesDataFromSQL），这个名称与“方法一”中“工作簿连接”对话框里列出的名称是对应的，您可以回到方法一，根据这个名称查找更详细的路径信息。
利用 Power Query 的“查询和连接”窗格
对于使用 Power Query（获取和转换数据）功能创建的报表，管理数据源的方式更加现代化和直观。
操作步骤：
- 打开 Excel 文件，点击 “数据” 选项卡。
- 点击 “查询和连接” 按钮，这会在 Excel 窗口的右侧打开一个任务窗格。
这个窗格分为两个标签页：“连接”和“查询”。
- “连接”标签页： 其内容与“方法一”中的“工作簿连接”对话框基本一致，列出了所有的数据连接。
- “查询”标签页： 这是 Power Query 的核心，这里列出了所有通过 Power Query 创建的数据查询步骤。
- 右键单击您想了解的查询,选择 “属性”。
- 在弹出的对话框中,切换到 “定义” 选项卡，您会看到一个名为“公式”的文本框，里面是 M 语言的代码。
- 代码的第一行通常是
Source步骤，它明确指出了数据的来源。Source = Excel.Workbook(File.Contents("C:\Reports\AnnualData.xlsx"), null, true)表示数据来自另一个 Excel 文件。Source = Sql.Database("sql-server-01", "ProductionDB", [Query="SELECT * FROM dbo.Products"])表示数据来自 SQL Server 数据库。
Power Query 提供了最清晰、最可追溯的数据源信息，是处理复杂数据获取流程时的最佳选择。
检查命名区域
有时,所谓的“数据库”可能只是工作簿中被定义了名称的一个表格或区域，公式或数据透视表可能通过这个名称来引用数据。
操作步骤：
- 点击 “公式” 选项卡。
- 在“定义的名称”功能组中，点击 “名称管理器”。
在弹出的“名称管理器”对话框中，您会看到所有已定义的名称及其引用的位置（即“引用位置”一栏），通过查看这些引用，您可以找到对应的数据区域。
相关问答 (FAQs)
工作簿连接”中显示的连接路径是错误的（文件已被移动或重命名），我该如何更新它？
解答： 这是很常见的情况，您可以按照以下步骤修复连接：
- 打开 “数据” -> “连接”，打开“工作簿连接”对话框。
- 选中那个路径错误的连接,点击下方的 “属性” 按钮。
- 在弹出的“连接属性”对话框中，切换到 “定义” 选项卡。
- 在“连接字符串”或“连接文件”输入框中，直接修改路径为新的正确路径，或者，您可以点击 “浏览” 按钮，重新定位到新的数据源文件。
- 点击“确定”保存更改，Excel 就会尝试从新的位置读取数据了。
我可以在不打开 Excel 文件的情况下，直接从文件层面查看它连接了哪些数据库吗？
解答： 通常情况下，这是非常困难的，现代的 Excel 文件（.xlsx 格式）本质上是一个包含多个 XML 文件的压缩包，连接信息确实存储在其中的某个 XML 文件里（如 connections.xml），理论上，您可以将 .xlsx 文件后缀改为 .zip，然后解压缩，再用文本编辑器打开 xl\connections.xml 文件进行查看，但这种方法技术门槛较高，且 XML 文件的内容可读性较差，不推荐普通用户使用，最简单、最可靠的方法还是直接使用 Excel 应用程序打开文件，通过上述介绍的功能进行查看。