在日常办公和学习中,WPS Office以其轻便、兼容性强和功能完善的特点，成为许多用户处理文档的首选工具，一个令人沮丧的场景时常发生：当您精心编辑完一份WPS文档，准备将其付诸纸面时，打印机却毫无反应，或弹出令人费解的错误提示。“打印机无法打印WPS文件”这一问题，看似简单，其背后可能隐藏着从硬件到软件、从设置到网络的多种原因，本文将为您提供一份系统化、结构清晰的排查指南，帮助您一步步定位并解决问题，恢复顺畅的打印体验。
基础排查：从最简单的问题入手
在深入复杂的软件设置之前,我们首先应进行一系列基础检查，这些步骤能解决大部分由疏忽或临时故障导致的打印问题。
打印机硬件状态检查 这是最直观的检查环节，确保打印机本身处于待命状态。
- 电源与连接：确认打印机电源已开启，并且指示灯正常亮起（非闪烁或红色错误状态），检查打印机与电脑的连接线（USB线或网线）是否插紧，如果是无线打印机，请确认其已成功连接到Wi-Fi网络。
- 纸张与墨盒/硒鼓：打开纸盒，确保有足够的纸张且放置正确，检查墨盒或硒鼓的余量，许多打印机驱动程序或机身屏幕会显示墨量状态，如果墨量过低，请及时更换。
- 错误指示灯：留意打印机面板上的指示灯，如果有红灯闪烁或错误代码显示，请参考打印机说明书，这通常会直接指向硬件故障，如卡纸、缺墨、盖子未关紧等。
电脑打印队列检查 打印队列是管理所有待打印任务的“中转站”，如果其中有卡死的任务，后续的所有打印请求都会被阻塞。
- 打开打印队列：在Windows系统中，点击“开始”菜单，进入“设置” > “设备” > “打印机和扫描仪”，点击您的打印机，然后选择“打开队列”。
- 清理卡死任务：在弹出的队列窗口中，查看是否有文档状态显示为“正在打印”或“错误”且长时间无变化，右键点击该任务，选择“取消”，如果无法取消，可以尝试重启打印服务，最直接的方法是，先取消所有任务，然后重启电脑和打印机。
软件与驱动层面：深入问题核心
如果基础排查无效,问题很可能出在软件配置或驱动程序上。
WPS Office内部设置确认 有时问题仅仅源于一个错误的点击。
- 选择正确的打印机：在WPS中，按下
Ctrl + P快捷键调出打印界面，在“打印机”下拉菜单中，确保您选择的是当前正在使用的、正确的打印机型号，很多多打印机环境的用户会在这里选错设备。 - 打印到文件：检查打印选项中是否误勾选了“打印到文件”选项，此选项会将文档生成一个.prn文件而非发送到打印机。
打印机驱动程序重装或更新 驱动程序是电脑与打印机沟通的“翻译官”，驱动损坏、不匹配或版本过旧是导致打印失败的常见原因。
- 卸载旧驱动：进入“控制面板” > “设备和打印机”，右键点击您的打印机图标，选择“删除设备”，在“设备管理器”中找到“打印队列”，展开并右键卸载相关的打印机驱动程序。
- 安装官方最新驱动：访问您的打印机品牌官方网站（如惠普、佳能、爱普生等），根据您的打印机型号下载最新的、与您操作系统（如Windows 10/11 64位）匹配的驱动程序安装包，运行安装包，按照提示完成安装，安装完成后，重启电脑，让系统正确加载新驱动。
系统与网络连接：检查底层环境
操作系统服务和网络稳定性对无线打印尤为重要。
Windows打印后台处理程序服务
Print Spooler是Windows系统中负责管理所有打印请求的核心服务，如果该服务停止，所有打印功能都将失效。
- 检查服务状态：按下
Win + R键，输入services.msc并回车，在服务列表中找到Print Spooler。 - 启动并设置为自动：检查其状态是否为“正在运行”，如果不是，右键点击它，选择“启动”，双击进入其属性，将“启动类型”设置为“自动”，以确保下次开机时自动运行。
无线网络连接诊断 对于无线打印机，网络问题是主要的故障源，下表小编总结了常见的无线打印问题及排查方法。
| 问题类型 | 可能原因 | 排查方法 |
|---|---|---|
| 无法发现打印机 | 打印机与电脑不在同一网络；Wi-Fi信号弱 | 确保电脑和打印机连接到同一个路由器；将打印机移至离路由器更近的位置 |
| 打印中断或失败 | IP地址冲突；防火墙阻止；网络不稳定 | 为打印机设置静态IP地址；检查Windows防火墙或杀毒软件设置，暂时关闭测试；重启路由器 |
| 连接时断时续 | Wi-Fi信道干扰；路由器负载过高 | 尝试更换路由器的Wi-Fi信道；重启路由器以释放资源 |
文件与程序本身：排除特定因素
当所有外部因素都排除后,我们需要考虑问题是否出在WPS文件或程序本身。
文件本身损坏 偶尔，某个特定的WPS文件可能因保存不当或传输错误而损坏，导致无法打印。
- 测试其他文件：尝试打印一个新建的、内容简单的WPS文档，或者打印其他类型的文件（如PDF、TXT、图片）。
- 文件另存为：如果只有这个文件无法打印，尝试在WPS中将其“另存为”PDF格式，然后打印这个PDF文件，这通常可以绕开文件内部的特殊格式错误。
WPS Office程序修复 如果所有WPS文件都无法打印，但其他程序可以，可能是WPS安装出现了问题。
- 使用修复功能：进入“控制面板” > “程序和功能”，在列表中找到WPS Office，右键点击并选择“更改”，在弹出的窗口中，通常会有“快速修复”或“修复”选项，点击它并按照提示完成修复过程，如果修复无效，可以考虑卸载后重新安装最新版本的WPS Office。
相关问答FAQs
问题1：为什么我的打印机可以打印网页和PDF文件，但就是无法打印WPS文档？
答： 这种情况通常说明打印机硬件、驱动和连接都是正常的，问题出在WPS Office软件与打印驱动的交互上，最常见的原因是WPS的默认打印机设置错误，请务必在Ctrl+ P打印界面中确认选择了正确的打印机，可能是WPS的某个组件或缓存文件出错，您可以尝试清空WPS的缓存文件（通常位于用户目录下的AppData\Local\Kingsoft\WPS Office），或者使用上文提到的“修复”功能来修复WPS安装，如果问题依旧，最后的选择是卸载并重装WPS Office。
问题2：如何有效预防打印机无法打印的问题？ 答： 预防胜于治疗，保持打印机驱动程序为最新版本，定期访问制造商官网检查更新，养成良好的打印习惯，打印前检查打印队列，及时清理卡死的任务，避免任务堆积，对于无线打印机，为其在路由器中设置一个固定的IP地址，可以避免因IP地址变动导致的连接失败，注意打印机的日常维护，如定期清洁喷头、使用高质量的纸张和墨盒，确保硬件处于最佳工作状态。