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电子申请的定义

电子申请是指公民、法人或者其他组织通过互联网或者国家知识产权局指定的在线业务办理平台，以电子文件形式提出的专利申请。

电子申请的详细说明

1、文件格式

XML格式文件：

字符集应使用GB180302005字符集范围以内的字符，不应使用自造字。

图片或照片分辨率应为72300DPI，说明书附图的图片格式应为JPEG、TIF两种格式，图片大小不应超过165mm x 245mm，图号应以文字形式表示，不应包含在图片中；外观图片或照片应为JPEG格式，图片大小不应超过150mm x 220mm。

数学公式和化学公式中的上、下角标时，应使用<sup> 定义上标文本，<sub> 标签定义下标文本。“H₂O”应写为“H₂O”，“2³”应写为“2³”，XML文件中复杂的数学公式、化学公式，应以图片方式提交。

表格方面，XML文件中的N×M表格及表头有合并单元格的表格，可以用编辑器编辑提交，其他表格应以图片方式提交。

段号和权项号在新申请XML文件中的说明书段号和权项号由系统自动生成，申请后提交的XML格式文件说明书段号应以4位数字编号；权利要求书权项号应以阿拉伯数字编号。

MSWord、PDF格式文件：

版本方面，MSWORD文件应为Microsoft Office2007及之后版本的“.docx”格式，或者Microsoft Office2003及之前版本的“.doc”格式；PDF文件应为符合PDF Reference Version 1.3(含)以上版本规范的文件。

权限设置上，MSWORD文件不应该设置密码保护、文档保护功能，PDF文件应具有打印权限，不应设置加密功能。

字符集应使用GB180302005字符集范围以内的字符，不应使用自造字。

图片要求单个图片应限定在单页内，不能跨页显示，图片和文字不能设置悬浮格式或相互叠放。

版式要求说明书不应添加任何形式的段落编号，文档页面设置应为纵向A4大小，关于字体、规格、行距、页面设置等文件版式应符合《审查指南》相关要求。

其他要求包括MSWORD、PDF文件中，不应含有水印、宏命令、嵌入对象、超链接、控件、审阅、注释、批注、文本框、自选图形、域对象等内容，不能使用修订模式。

2、系统操作规范

制作符合规范的专利电子申请文件：推荐使用Adobe Acrobat软件编辑、制作和保存PDF文档，使用OFFICE办公软件或其他第三方PDF转换器输出PDF文件，文件可能存在损坏、格式错误、乱码等不符合上述PDF规范的情形，应使用Adobe Reader软件打开并全面检查。

导入案卷包或者上传文件预览检查后再提交：在专利业务办理系统导入案卷包或者上传MSWORD、PDF文件后，应使用编辑预览功能页面检查，MSWORD、PDF文件文件是否正常，如文件预览失败或系统推送错误信息，应检查文件是否存在损坏、格式错误、加密、乱码等情形，重新制作、上传符合上述MSWORD、PDF规范的文件，页面信息是否存在错填、漏填等问题，确认文件内容无误后再签名提交。

List.xml文件描述与案卷包内文件内容应当一致：List.xml文件中的相关勾选项选择的内容选择与实际案卷包相对应的实体文件信息不一致，如选择了某些勾选项，但是案卷包内没用对应的文件代码表格，举例说明：在新申请List.xml文件中记录有实质审查请求书，但是提交案卷包内没有提交实质审查请求书（代码110401）。

文件应当符合电子申请数据标准规范和批量接口规范：用户制作文件时，应遵守专利申请请求类表格和电子申请数据标准规范，关注系统校验规则及表格数据结构标准调整通知，并及时了解修改内容，提前做好自身内部管理系统调整对接的准备，避免出现以下问题：信息勾选项不符合定义，勾选项数据标准为：0为不勾选，即未选择数据项；1为勾选，即选择数据项，如在导入案卷包List.xml勾选项中插入空格、其他数字或字符等冗余数据，影响系统判断勾选真实意图，申请号信息中错误插入“ZL+申请号”或者委内编号等信息，导入系统后未经预览检查即提交，此类错误数据影响文件审查分配，电子申请的请求书内容需要补正的，仅针对缺陷部分提交补正书或者陈述意见，不需要提交请求书替换页。

相关问题与解答

1、问：什么是电子申请？

答：电子申请是指公民、法人或者其他组织通过互联网或者国家知识产权局指定的在线业务办理平台，以电子文件形式提出的专利申请。

2、问：如何确保电子申请文件符合规范？

答：为确保电子申请文件符合规范，应遵循以下步骤：

使用Adobe Acrobat软件编辑、制作和保存PDF文档，避免使用可能导致文件损坏或格式错误的第三方工具。

在专利业务办理系统中导入案卷包或上传文件前，使用编辑预览功能仔细检查文件的完整性和准确性。

确保List.xml文件中的描述与案卷包内的实际文件内容一致，避免因信息不一致导致的问题。

遵守电子申请数据标准规范和批量接口规范，及时关注并适应系统校验规则及表格数据结构的调整。