在现代办公和数据处理环境中，经常需要将一个文档中的数据库信息显示在另一个文档中，以实现数据的共享、整合或动态更新，这一过程可以通过多种技术手段实现，具体方法取决于文档类型、数据库类型以及用户的技术需求,以下将详细介绍几种常见的方法及其适用场景。
使用外部数据连接功能
对于Microsoft Excel等电子表格软件，其内置的“外部数据”功能是连接和显示其他文档数据库的常用工具，用户可以通过“数据”选项卡中的“获取数据”功能，选择从数据库、文本文件或其他Excel文件中导入数据，若要显示另一个Excel文件中的工作表数据，只需选择“从其他来源”中的“来自Microsoft Query”，按照向导选择目标文件和工作表即可，这种方法支持数据的实时更新，当源数据库发生变化时,只需刷新连接即可在目标文档中获取最新数据。
利用编程脚本实现动态调用
对于需要高度定制化或自动化操作的场景，可以通过编程脚本实现跨文档数据库的调用，Python的Pandas库是处理此类任务的强大工具，用户可以通过pandas.read_excel()或pandas.read_sql()函数读取另一个Excel文件或数据库中的数据，并将其整合到当前文档中，若要将另一个Excel文件中的“销售数据”工作表显示在当前文档中，只需编写简单脚本读取该文件并输出为表格形式，VBA（Visual Basic for Applications）在Office套件中也支持通过宏代码实现跨文档数据调用,适合熟悉Excel自动化的用户。
通过数据库查询语言直接访问
如果数据存储在专业数据库管理系统（如MySQL、SQL Server）中，可以使用SQL查询语言直接从目标数据库中提取数据并显示在文档中，以MySQL为例，用户可以通过MySQL Workbench等工具编写SELECT语句查询所需数据，并将结果导出为CSV或Excel格式，再嵌入到目标文档中，对于需要频繁更新的场景，还可以结合ODBC（开放数据库连接）或JDBC（Java数据库连接）实现文档与数据库的实时连接,使数据在文档中动态刷新。
采用嵌入对象或超链接方式
对于简单的静态数据展示，可以直接通过嵌入对象或超链接的方式实现，在Word或PowerPoint中，用户可以通过“插入”选项卡选择“对象”，然后选择“Microsoft Excel工作表”并浏览目标文件，将数据库表格直接嵌入当前文档，若仅需引用数据而不进行编辑，则可使用超链接功能，点击后跳转到源文档的数据库位置，这种方法操作简便，但数据无法实时更新,适合一次性展示需求。
使用云服务或在线协作平台
在云端办公环境中，Google Sheets或Airtable等在线工具支持通过导入或关联功能显示其他文档的数据库，Google Sheets允许用户通过“文件”>“导入”功能上传另一个Excel文件，或通过“数据”>“连接外部数据”链接到Google Drive中的其他表格，Airtable则支持创建关联字段，将不同数据库中的数据关联显示在同一个视图中，这类方法特别适合团队协作,支持多人实时编辑和同步更新。
数据安全与权限管理注意事项
在调用其他文档数据库时，需特别注意数据安全和权限控制，若涉及敏感信息，应确保源文档设置了访问密码或加密保护，通过编程脚本或数据库查询访问时，需避免在代码中硬编码数据库凭证，建议使用环境变量或专用密钥管理工具，定期检查数据连接的权限设置,防止未授权访问或数据泄露。
相关问答FAQs
问题1：如何在Excel中实时更新另一个Excel文件的数据？
解答：在Excel中，可以通过“数据”选项卡的“获取数据”功能创建从源文件到目标文件的连接，选择“从文件”>“从Excel”，浏览并选择源文件，随后选择要导入的工作表，在导入时勾选“仅创建连接”并启用“刷新时全部刷新”，这样每次打开目标文件或手动刷新时,数据会自动从源文件更新。
问题2：使用Python读取另一个Excel文件数据时遇到“文件被占用”错误怎么办？
解答：此错误通常是因为目标Excel文件被其他程序打开或锁定，确保在运行Python脚本前关闭源文件，若文件必须保持打开状态，可以尝试使用openpyxl库的read_only模式读取数据，避免写入操作占用文件，检查是否有其他进程（如Excel后台进程）仍在使用该文件,可通过任务管理器结束相关进程。