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初识Access 2007界面与核心概念

启动Access 2007后，您会看到一个与旧版本截然不同的界面，其核心是“功能区”和“导航窗格”，功能区顶部的选项卡（如“创建”、“外部数据”、“数据库工具”）集中了所有命令，而左侧的导航窗格则显示了当前数据库中的所有对象（表、查询、窗体、报表等）。

要熟练使用Access,首先必须理解其六大核心对象：

1. 表：数据库的基石，用于存储原始数据，一个表就像一张结构化的电子表格，由行（记录）和列（字段）组成，您可以创建一个“客户信息表”。
2. 查询：数据的检索工具，通过查询，您可以根据特定条件从一个或多个表中提取、筛选、计算和汇总数据。“查询所有来自北京的客户”。
3. 窗体：用户与数据交互的界面，窗体提供了一个友好、直观的环境，用于输入、编辑和查看表中的数据,可以有效减少输入错误。
4. 报表：数据的展示和输出工具，报表可以将数据以格式化的方式打印或导出,例如生成一份季度销售小编总结报告。
5. 宏：任务的自动化工具，宏是一系列操作的集合，可以自动执行重复性任务，如打开窗体、运行查询等,无需编写代码。
6. 模块：高级编程工具，对于复杂的功能，可以使用VBA（Visual Basic for Applications）语言在模块中编写自定义程序,实现宏无法完成的复杂逻辑。

创建你的第一个数据库

创建数据库是所有工作的第一步,操作非常简单：

1. 启动Access 2007。
2. 在左侧的“模板类别”中选择“功能”，然后在中间窗格选择“空白数据库”。
3. 在右侧窗格中，为您的数据库文件命名（“销售管理系统.accdb”）,并选择一个保存位置。
4. 点击“创建”按钮。

Access会立即创建一个新的数据库文件，并自动打开一个名为“Table1”的空数据表，您可以马上开始输入数据,但更推荐的做法是先设计表结构。

设计数据表——数据的基石

一个设计良好的表结构是数据库成功的关键，切换到“表设计”视图（在“开始”选项卡的“视图”组中点击“视图”下拉菜单选择“设计视图”）进行结构设计。

在设计视图中,您需要定义每个字段的属性：

• 字段名称：为列起一个清晰、无歧义的名称，如“客户ID”、“姓名”、“联系方式”。
• 数据类型：这是最重要的设置，它决定了该字段可以存储什么样的数据，常见类型包括：
  • 文本：用于存储字母、数字和符号，如姓名、地址。
  • 数字：用于存储可进行计算的数值。
  • 日期/时间：用于存储日期和时间。
  • 是/否：用于存储布尔值（True/False），如“是否已婚”。
  • 自动编号：系统自动生成的唯一数字,通常用作主键。
• 主键：主键是表中每条记录的唯一标识符，设置主键可以确保数据的完整性，并建立与其他表的关系，我们会将“自动编号”字段设置为主键。

设计一个简单的“客户信息表”：

建立表间关系

Access作为关系型数据库的强大之处在于能够建立表与表之间的关联，从而减少数据冗余，您可以有一个“订单表”，其中不需要重复输入所有客户信息，只需存储一个“客户ID”，通过它与“客户信息表”关联起来。

建立关系的步骤如下：

1. 关闭所有打开的表。
2. 点击“数据库工具”选项卡，然后选择“关系”按钮。
3. 在“显示表”对话框中，添加您想要关联的表（如“客户信息表”和“订单表”）。
4. 将“客户信息表”中的“客户ID”字段拖拽到“订单表”的“客户ID”字段上。
5. 在弹出的“编辑关系”对话框中，确保勾选“实施参照完整性”，然后点击“创建”。

最常见的关系是“一对多”关系,即一个客户可以拥有多个订单。

使用查询、窗体和报表

表和关系搭建好后,就可以利用其他对象来发挥数据的价值了。

• 查询：在“创建”选项卡中点击“查询设计”，可以可视化地构建查询，将需要的表添加到设计网格中，然后拖拽字段到下方网格，设置筛选条件（如在城市字段输入“北京”）,运行即可得到结果。
• 窗体：在导航窗格中选中一个表或查询，然后在“创建”选项卡中点击“窗体”，Access会自动生成一个包含所有字段的窗体,您可以直接使用或在布局视图中进行美化调整。
• 报表：与创建窗体类似，选中表或查询后，在“创建”选项卡中点击“报表”，Access会生成一个基本的报表，您可以进一步进行分组、排序和计算,使其更具可读性。

数据输入与日常维护

数据可以通过直接在数据表视图中输入，或通过精心设计的窗体进行，为了保证数据质量，可以在表设计时设置字段的“验证规则”和“必填”属性。

定期维护数据库至关重要，Access提供了“压缩和修复数据库”功能（在“数据库工具”选项卡），它可以优化文件大小、修复损坏，是保持数据库高效运行的良好习惯,操作前请务必备份文件。

相关问答FAQs

问题1：Access 2007的文件格式（.accdb）和旧版本（如Access 2003的.mdb）有什么不同？如何实现兼容？

解答： Access 2007引入了新的默认文件格式 .accdb，它相比旧的 .mdb 格式有多项改进，如支持多值字段、附件数据类型、更强大的加密功能以及与Windows SharePoint Services的更好集成。.accdb 文件无法在Access 2003及更早版本中直接打开。

要实现兼容,有两种方法：

1. 另存为旧版本格式：在Access 2007中，点击Office按钮（左上角圆形图标），选择“另存为”，然后选择“Access 2002-2003 数据库 (*.mdb)”，这样保存的文件就可以被旧版本Access打开，但会丢失 .accdb 的新增功能。
2. 在旧版本中安装兼容包：可以在安装Access 2003的电脑上下载并安装“Microsoft Office Access 2007兼容包”，这样旧版本就能直接打开和编辑 .accdb 文件。

问题2：我的Access数据库文件在使用过程中变得越来越大，运行速度也变慢了，这是什么原因？该如何解决？

解答： 数据库文件在使用过程中逐渐变大是正常现象，主要原因包括：删除数据后留下的“碎片”空间未释放、临时对象的创建和删除等,这些碎片会导致文件膨胀和性能下降。

解决这个问题的最佳方法是定期执行“压缩和修复数据库”操作：

1. 强烈建议先备份数据库文件,以防操作过程中发生意外。
2. 打开需要压缩的数据库。
3. 点击“数据库工具”选项卡。
4. 在“数据库工具”组中，找到并点击“压缩和修复数据库”按钮。
5. Access会自动对当前数据库进行压缩和修复，完成后文件大小会显著减小，运行效率也会得到提升，对于频繁使用的数据库,建议每周或每月进行一次此操作。